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    3. 直播回顧|企業檔案管理痛點與方案直播專場文字總結

      2023/10/24 0:00:00         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  983

      關于企業檔案管理,您能想到的痛點都有什么?在2023年10月20號的“企業檔案管理痛點與方案直播專場”活動中,我們將這個問題拋給了我們的檔案管理行業的用戶朋友。大家給出了如下的答案:如何更有效地索引企業檔案?在處理銘感信息檔案時,怎么樣才能確保安全同時又做到合規?怎么樣將紙質檔案快速電子化……


      由大家給出的答案,往前追溯問題的根源,我們總結出目前企業檔案管理存在的三大卡點:人員流動大、經營成果難以沉淀;管理分散、文檔眾多,存在安全風險;文檔共享繁瑣、文檔查詢不便。解決完以上根源的卡點,基本上就能很好地掌控企業檔案管理的問題。以上痛難點怎么解決?一起來看看,會博通的檔案管理軟件方案中給出了哪些應對策略!

      1.企業檔案管理系痛點與解決方案

      01檔案管理穩定的“鐵三角”:組織、權限與流程

      我們首先明確一個觀點:不管是將檔案集中管控,還是提高檔案的利用率,檔案管理最終都是服務于人的。所以只要有檔案管理,就會涉及到組織和組織當中的人。如何讓組織充分參與到檔案管理的環節當中,讓檔案的價值充分賦能于人?會博通給出的是組織框架虛擬化的策略。


      組織結構虛擬化指的是企業真實的組織架構,照實頒布到檔案管理系統當中。這樣一來顯示中每一個人在系統中就有了一個數字身份,大家彼此用這個數字身份進行溝通。比如A是人事部門的經理,那么A在系統當中,就會以人事部門經理的數字身份參與各項檔案管理工作。這個是我們的檔案管理穩定的“鐵三角”的一角。

      組織中人員的數字身份是跟職位相綁定的,那么根據職位的特性就要對其操作行為進行授權或者限制。這個允許和控制的行為,在會博通檔案管理系統當中稱為細?;臋嘞薰芾?,是“鐵三角”的第二角。簡單理解就是我們不僅僅要賦予組織人員數字身份,同時也要對每一個數字身份進行權限管理。比如人事部門的成員,僅僅擁有查閱:聘用合同、員工信息、績效評估記錄等檔案的權利。

      檔案管理穩定的“鐵三角”之三是流程。流程指的是一系列的辦事流程。比如某個人在沒有查閱某個類別檔案的權限時,可以通過流程的形式向檔案管理員提出權限申請,這樣的申請形式可以極大地提高用戶利用檔案的效率。

      檔案管理穩定的“鐵三角”:組織、權限與流程,缺一不可。

      02檔案的全生命周期管理:管理得管全套!

      應對企業檔案管理的卡點,會博通提出的第二個策略是:全生命周期的檔案管理。全生命周期的意思是檔案從產生到收集,從收集到整理、從整理到歸檔入庫,再到利用、統計、編研、鑒定等賦能企業的行為,最后到最終的銷毀,全部都可以在會博通系統上執行。


      會博通企業檔案管理系統也順應了目前檔案單套制發展的大趨勢,既提供了電子檔案的全生命周期管理,也提供紙質檔案的全生命周期管理。不僅如此,會博通在2023年還推出了檔案管理機器人幫助檔案管理者快速將紙質檔案電子化。

      檔案管理機器人由愛普生掃描儀和會博通文件檔案知識一體化管理系統智慧集成。通過檔案管理機器人的輔助,一個專職或兼職的文檔管理員,即可承擔起整個單位的文件與檔案管理職責,并且,可通過配置一定數量的智能掃描工作臺,讓單位全員可以及時、方便、高效的將文件與檔案數字化并上傳系統。

      2023年8月23日至12月31日是檔案管理機器人優惠推廣階段,有紙質檔案快速電子化需求的朋友,可咨詢會博通或會博通渠道服務商,了解優惠詳情。優惠送完為止。

      03檔案的集中管理:聯通第三方系統

      企業當中一般會有很多系統,比如ERP、OA、財務系統、企業微信、釘釘等等,我們很多的文檔信息會在上面傳輸和溝通。不同的部門用不同的工具,這就容易導致檔案的分散和錯落,最終可能出現檔案信息泄露和遺失等情況。

      針對企業文檔管理風險的需求,會博通可以聯通市面上大部分系統。這些系統包括:云之家、釘釘、企業微信、金蝶、用友、思愛普等等。會博通跟這些聯通之后,用戶朋友們可以直接在這些常用的系統當中,一鍵將檔案傳到檔案系統當中,進行更為標準和細致化的管理。不僅如此,系統聯通之后,還能實現單點登錄,以及組織結構的同步和消息的同步,用戶朋友們再也不怕記不住密碼和錯過重要消息!

      04高效的檔案搜索引擎:想找就找,隨時隨地!

      存進去,還得找的出來。會博通企業檔案管理系統內置高效的檔案搜索引擎,為用戶提供了多種檢索方式,比如用戶朋友們可以依權限檢索、可以自定義搜索設置、組合條件檢索文檔,勾選即可啟動利用,非常方便。


      在搜索的過程當中,會博通采用的是面向對象管理的服務,用戶不需要接觸系統管理員,只需要輸入關鍵詞,或條件組合,即可直接通過人機交互精準且快速地定位到所需要的檔案。這些反饋的檔案將以高亮的形式呈現出來,視覺體驗也非常好。

      2.廣州工業控股集團有限公司案例

      關于廣州工業控股集團的案例,由于篇幅的問題,本篇文章直接給大家搬一下重點內容不做詳細介紹,更多內容大家可以看我們的往期文章:《廣州工控攜手會博通,譜寫數字化檔案管理新實踐》。


      為了幫助廣州工控做好檔案管理,會博通為廣州工控提供了咨詢服務、系統建設、檔案服務。

      在咨詢服務方面,會博通幫助廣州工控完成了對標整改,見證材料的撰寫,同時也針對其業務特點,對工控員工們進行了多場關于檔案業務知識、檔案規章制度、檔案的管理方式等形式多樣、內容豐富的培訓,提升了工控檔案人員的服務意識。

      在系統建設方面,會博通完成了檔案管理系統的部署。系統不僅實現檔案資料的收集、整理、歸檔、借閱、統計、鑒定、銷毀等全面生命周期管理,同時也能夠跟OA系統進行集成。

      3.寫在最后

      以上就是企業檔案管理痛點與方案專場直播的精華內容整理,文字只是單向輸出的一種方式,缺少了互動和交流,我們整理下來也少了很多細節,如果您對我們感興趣,歡迎您關注我們視頻號來跟我們進行更為真實的交流和互動。我們的直播時間一般定在每周五下午的3點。


      下一期直播的時間在2023年10月27號,主題是學校和企業檔案管理軟件答疑和培訓。我們在直播間等您,下周五3點,期待您的到來。

       

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